Функциональный подход к работе менеджера, функции менеджера

10 апреля 2023

Менеджер и менеджмент – довольно широкое понятие. Сегодня существует большое количество разрядов менеджмента. Сотрудник по продажам, директор по маркетингу, финансовые директора и просто мастера участков – всё это менеджеры. Все они управленцы.

Работу менеджера можно разделить на функциональные и ролевые задачи.

В статье мы разберем функции менеджера, или функциональный подход к работе менеджера.

Функциональный подход к работе менеджера включает:

  • Планирование целей.
  • Организацию работы.
  • Мотивацию.
  • Контроль.

Планирование целей

Для организации работы необходимо определить, к какому результату необходимо прийти. Видение конечного результата – одна из главных задач менеджмента. В задачи планирования входит:

  • Определение и прояснение целей.
  • Выявление ограничений.
  • Составление списка результатов.
  • Планирование действий.
  • Расстановка приоритетов для действий.
  • Установка индивидуальных и групповых показателей.
  • Сверка соответствия результатов с планами.

Постановка целей

Сложность задачи определяется на основании уровня развития компетенций сотрудника. Задача должна находиться в области ближайшего развития сотрудника, она не должна быть слишком простой и слишком сложной. Если говорить о цифровых показателях, то сотрудник должен видеть, как он её может выполнить. Наглядно можно рассмотреть пример на графике.

  • Зона растяжки
  • Зона удовольствия
  • Зона мелких пакостей

Зона растяжки – оптимальная зона для постановки задачи, она будет стимулировать к развитию. Если на регулярной основе не обновлять зону растяжки, сотрудник скатится в зону удовольствия, затем – в зону мелких пакостей.

Если задача выходит за пределы зоны растяжки, сотрудник просто не приступает к её выполнению или выполняет её с расчетом «как получится».

Ошибки постановки целей

Ориентация на тактические цели с игнорированием стратегических целей.

Тут нужно помнить, что любые тактические успехи бесполезны при проигрыше стратегии.

Формулировка цели в негативном ключе.

Абстрактная формулировка цели (непонятен итог выполнения, то есть с большим пределом вероятности можно обосновать выполнение цели, даже если она не выполнена).

Официально заявленные цели не соответствуют реальной ситуации.

Три уровня менеджмента при планировании целей

В зависимости от уровня менеджмента можно выделить три уровня планирования:

  • Оперативное планирование и управление.
  • Тактическое планирование, декомпозиция глобальных целей на тактические, контроль их достижения.
  • Стратегические цели.

Эффективное планирование происходит в случае, если эти уровни принимают решение сообща. То есть среди сотрудников, которые осуществляют планирование, есть менеджеры, отвечающие за планирование стратегических целей, менеджеры, которые смогут выработать тактику достижения этих целей, и те сотрудники, которые это разложат на более мелкие элементы и будут отвечать за оперативную реализацию каждого этапа.

Проблемы планирования

  • Деятельность сотрудников не связана с реальными планами.
  • Отсутствие деятельности: цели поставлены, но никто не стремится к их выполнению.
  • Цели оторваны от реальной картины, то есть они нереальны.

Причины отсутствия планирования

  • Нет представления о желаемом и будущем.
  • Нежелание быть подконтрольным и наказанным в случае невыполнения запланированного.
  • Слабое рациональное мышление.
  • Простая лень.
  • Неумение.

Организация работы менеджера

При организации работы менеджера необходимо учесть два фактора: Социально-психологический аспект — определение типа личности подчиненных и в зависимости от этого постановка задач. Технологическая группировка — группирование работ в определенные блоки с целью блочного выполнения через общность ресурсов. Группировку можно осуществлять двумя способами: По функциональному признаку, когда группировка происходит на основании знаний, навыков и времени выполнения. По рыночному признаку (одинаковая категория или линейка продуктов, категория клиентов, форматы торговых точек и предприятий). Ключевым фактором при организации работы менеджера является делегирование.

Делегирование – процесс, при котором задачи и полномочия передаются ответственному лицу, которое в свою очередь принимает эти задачи и несет за них ответственность.

Принципы делегирования:

  1. Объем делегируемых полномочий.
  2. Четкая формулировка цели.
  3. Готовность персонала к выполнению делегируемых задач.
  4. Полномочия передаются по вертикали управления.
  5. Уровень задачи соответствует уровню делегируемых полномочий.
  6. Соблюдение нормы управляемости.
  7. Полномочия делегируются должности, а не личности.
  8. Ответственность без полномочий не может быть делегирована.
  9. Полномочия должны быть приняты подчинённым.
  10. Контроль за реализацией сотрудником делегированных задач и использование полномочий. Установка промежуточных точек контроля и регулярное отслеживание прогресса.

В зависимости от уровня подготовленности можно выделить 4 степени профессионализма по отношению к выполняемой задаче.

  • Профессионал
  • Специалистк
  • Дилетант
  • Новичок

Под нормой управляемости понимается количество людей у одного руководителя. Чем больше точечных решений, тем ниже норма управляемости.

Норма управляемости снижается в следующих случаях:

  • Требуется строгий, прямой контроль.
  • Необходимость во взаимном согласовании.
  • Наличие у менеджера неменеджерских задач.
  • Обучение персонала или его обращение за советом или консультацией.

Норма управляемости увеличивается в следующих случаях:

  • Упрощение или стандартизация процессов.
  • Схожесть выполняемых задач.
  • Желание и потребность сотрудников в развитии и самореализации.

Причины неприятия делегированных полномочий:

  • Подчинённый не готов нести ответственность и перекладывает её на своего руководителя.
  • Сотрудник опасается критики за неверные действия и ошибки.
  • У подчинённого нет ресурсов или источников их получения для выполнения поставленной задачи.
  • Неэффективное планирование работы сотрудником.
  • Неготовность к выполнению данных задач.
  • Нет мотивации и стимула на выполнение работы с большим уровнем ответственности.

Функция мотивирования

Мотивация как функция управления предполагает создание у команды, членов организации внутреннего побуждения на выполнение действий, направленных на достижение целей предприятия в соответствии с делегированными им задачами и полномочиями с учётом плана действий.

Мотивацию можно разделить на две составляющие:

  • Внешняя мотивация – не связана с содержанием деятельности, обусловлена внешними по отношению к субъекту обстоятельствами.
  • Внутренняя мотивация – связана с содержанием деятельности.

Для успешного выполнения функции мотивирования необходимо, чтобы исполнитель:

  • Знал требуемый результат и факт своей работы.
  • Чувствовал ответственность за качество своей работы и её необходимость.
  • Воспринимал важность своей работы, понимал её необходимость. Видел, что результат его работы оказывает действие на других.

Для оценки мотивированности работы используется следующая формула:

МПБ (Мотивационный потенциальный бал) = ((разнообразие работы) + (законченность работы) + (значимость работы))/3*(автономность работы)*(обратную связь от работы).

Разнообразие – исключает попадание сотрудников в зону паразитирования.

Законченность – сотрудник видит результат своей работы.

Автономность – работа обеспечивает необходимую зону свободы, позволяет выбрать способы достижения поставленных целей.

Обратная связь – характеристика, оценка процесса и результата работы.

Максимальный показатель МПБ = 125.

Каждому из показателей необходимо проставить оценку от 1 до 5, далее рассчитать по формуле.

Мотивацию сотрудников можно разделить на 4 типа:

Инструментальный – для данного типа сотрудников важна мотивация внешними факторами (ДМС, дотация на питание, абонементы в спортивный зал и т.п.)

Профессиональный – сотрудников данного типа мотивирует сам процесс выполнения работы. Рост вширь, развитие коллег.

Патриотический – мотивация на командную работу, на достижение командных целей. Признание достижений на предприятии (грамоты, доски почёта, награждения в коллективе).

Люмпенизированный – мотивация оставаться как все и не выделяться из коллектива.

Функция контроля

Процесс, обеспечивающий достижения предприятия своих целей.

Контроль необходим для:

  • Достижения целей.
  • Стимулирования успешной деятельности.
  • Корректировки действий раньше, чем они приведут к непоправимому результату.

Под предметом контроля понимается:

  • Соответствие стандартам.
  • Исполнение.
  • Достижение.

В зависимости от этапов выполнения работы разделяют 3 вида контроля:

  • Предварительный.
  • Текущий.
  • Заключительный.

Наиболее часто менеджеры забывают про предварительный контроль. В него входят проверка наличия чётких поставленных целей и понимание инструментов их достижения.

Текущий контроль и обратная связь:

  • Постановка цели одной минуты.
  • Похвала одной минуты.
  • Критика одной минуты.

Менеджеры предоставляют отчёт по итогам недели. Это делается для оценки результатов работы, выявления отклонений и корректировки.

Как правильно хвалить:

  • Сразу.
  • Говорить, что именно сделано хорошо.
  • Говорить о том, что его работа приносит большую пользу всему предприятию.
  • Мотивировать на работу в аналогичном ритме.
  • Находить правильные слова.

Как правильно говорить о зонах роста:

  • Реагировать сразу.
  • Замечания говорить только наедине.
  • За одну ошибку критиковать один раз.
  • Дать возможность сотруднику объяснить.
  • Делать замечания только после того, как вы удостоверились в фактах.

Этапы предоставления отрицательной обратной связи:

  • Сообщить, что именно подчинённый сделал не так.
  • Давать понять, что вы думаете по этому поводу.
  • Делать паузу, чтобы у сотрудника было время для восприятия информации.

Второй этап

  • Поговорить с сотрудником, как вы его высоко цените.
  • Объяснить, что на этом этапе выговор окончен и к данному вопросу в дальнейшем возвращаться не будете.

Третий этап

  • Принятие решения по корректирующим действиям.
  • Сравнение результатов со стандартами.
  • Корректировка стандартов и индикаторов.

Курсы семинары тренинги

Источник: delovoi-etiket.ru