Теперь, когда миллионы работают дома, связанные с этим проблемы коснулись очень многих. Портал ZDNet приводит список из десяти таких проблем, на которые, по мнению экспертов и аналитиков, следует обратить особое внимание.
Никогда офисный кофейный автомат не пользовался меньшим спросом по будням в 10 утра, чем сейчас. Поскольку правительства попросили работающих оставаться дома, чтобы не способствовать распространению пандемии COVID-19, физические офисы закрываются один за другим. Компании начинают самый масштабный на сегодняшний день эксперимент по организации работы на дому.
Создаются запасы ноутбуков для сотрудников, совещания заменяются видеоконференциями с общим экраном, совместная выпивка после работы превратилась в посиделки в Slack. Для многих удаленная работа означает сокращение числа поездок, новую реальность и новые заботы. Для большинства CIO и их команд, которые, оставаясь за кулисами, обеспечивают переход к удаленной работе, это только начало.
Если вы руководите ИТ-подразделением, вам могут быть полезны приводимые ниже советы экспертов и аналитиков, которые помогут удержать компанию на плаву, а лично вам — сохранить рассудок.
1. Переосмыслите непосредственные приоритеты
Необходимость срочно обеспечить возможность удаленной работы, вероятно, заставит вас изменить свои приоритеты. Это может означать перераспределение обязанностей, чтобы ИТ-специалисты справлялись с возросшим числом запросов, или внесение изменений в бюджет, чтобы он удовлетворял наиболее острые потребности компании.
Аналитик Forrester Гуаньнан Лю рекомендует зарезервировать ресурсы, которые позволят основной инфраструктуре вашей организации справиться с переходом на удаленную работу. В частности, могут возникать внезапные всплески в использовании облаков, вызванные удаленными подключениями или растущим бизнес-трафиком через Интернет. «Убедитесь, что вы ежедневно отслеживаете и оптимизируете расходы на облака», — советует Лю.
Важно также обеспечить достаточную полосу пропускания для поддержки VPN и доступа к удаленным рабочим столам. Лю рекомендует CIO позволить сотрудникам сохранять локальные копии рабочих данных, чтобы не перегружать сеть, и помнить, что каждому работающему дома сотруднику потребуется широкая полоса пропускания для участия в видеоконференциях. Возможно, следует предложить компенсацию расходов тем, кому приходится идти на дополнительные затраты, чтобы оставаться на связи.
2. Готовьтесь к всплеску вопросов, касающихся оборудования
Если ноутбук весь день стоит на столе в офисе, ему ничего не угрожает. Другое дело дома. Компьютеры падают с кофейных столиков или ударяются о стены, когда их переносят из одной комнаты в другую. В нынешней ситуации, когда большинство школ закрыто, рабочие ноутбуки рискуют попасть в руки скучающих детей, и это не сулит им ничего хорошего.
Поэтому CIO следует ожидать роста запросов на обслуживание оборудования. Лю рекомендует установить связь со службами поддержки производителей, чтобы понимать, какая у них складывается ситуация с поставками и обслуживанием, и при необходимости гарантированно получить помощь. Если у вас есть склад оборудования, регулярно инвентаризируйте запасы важнейших компонентов.
3. Никаких уступок в области безопасности
Хотя решения придется принимать на лету и под большим давлением, важно, чтобы на всех этапах проявлялась забота о безопасности. Глобальный кризис — питательная среда для киберпреступников. На фоне пандемии COVID-19 угроза с их стороны только растет.
Добавьте к этому стресс, который испытывают некоторые сотрудники, и расслабляющую домашнюю обстановку, и можете быть уверены, что в ближайшие недели фишинг, DDoS-атаки, вымогательское ПО и другие опасности продолжат распространяться.
Лю своим первоочередным советом для CIO считает рекомендацию усилить меры безопасности. Это подразумевает как базовые мероприятия (например, необходимо обеспечить, чтобы сотрудники не теряли доступ к VPN из-за того, что забыли обновить пароль и не могут удаленно получить новый), так и менее очевидные вроде двойной проверки срока лицензии на VPN. «И для более надежной защиты могут потребоваться решения с нулевым доверием при доступе в сеть (Zero Trust Network Access), которые предоставляют менее привилегированный доступ к приложениям», — сказал он.
4. Предоставьте сотрудникам адекватные инструменты организации онлайнового сотрудничества
В настоящее время большинство CIO озабочены тем, чтобы обеспечить базовые функции обмена информацией и сотрудничества в компании. Это особенно верно применительно к фирмам, которые мало продвинулись по пути цифровой трансформации. Удаленная координация потоков работ различных команд представляет собой непростую задачу. «CIO могут испытывать давление с целью заставить их ускорить цифровую трансформацию», — считает Лю.
Аналитик выделяет четыре базовых инструмента обмена информацией, которые должны предоставить CIO: видеоконференции, телефон, совместное использование файлов и обмен сообщениями. Помимо этого, отметил Лю, CIO, возможно, захотят опробовать разнообразные корпоративные инструменты организации сотрудничества. Тогда им предстоит выбрать подходящие инструменты, поскольку качество обслуживания может быть различным в зависимости от провайдера.
Лю рекомендует иметь запасного провайдера. В часы пик многие компании используют видеоконференции одновременно. Например, в 9 утра по понедельникам. От такой нагрузки некоторые сервисы могут рухнуть. Поэтому многим сотрудникам потребуется «план Б».
5. Не следует исходить из того, что каждый сотрудник знает технические основы
Для опытного пользователя подключиться к встрече, проводимой с помощью Zoom, может быть столь же естественным, как набрать номер телефона. Но CIO никогда не должны рассчитывать, что все работники обладают интуитивным пониманием онлайновых ресурсов.
Лю пояснил, что в Китае некоторые работники впервые приступили к использованию корпоративных инструментов организации сотрудничества. «Они полагали, что это все равно, что использовать FaceTime, — сказал он, — но обнаружили ряд проблем, включая интероперабельность устройств, недостаточный опыт использования совместных рабочих столов и трудности с настройкой аудиооборудования».
Поэтому CIO и их команды должны объяснить некоторым сотрудникам, как настроить видеозвонок, или какие имеются варианты в случае низкого качества связи. Привыкшие работать дома понимают, что не следует использовать клавиатуру при включенном микрофоне. Но не те, кто обычно работает в офисе. Технические руководители должны подходить к новой нормальности с позиций традиционных офисных работников.
6. Ни один вопрос не должен остаться без ответа
С переходом к работе на дому меняется порядок выполнения работниками их повседневных обязанностей. CIO должны быть готовы к всплеску запросов на поддержку самого разного рода. Возможно, следует сформировать кризисное ИТ-подразделение и отдавать приоритет срочным запросам.
Чтобы каждый работник получил ответ на свой вопрос, CIO должны подумать о рассылке детальных инструкций и вспомогательных документов или о создании форумов вопросов и ответов для решения базовых проблем. Это простые способы немедленного получения решений.
Одни способы предоставления информации сотрудникам более эффективны, другие менее. Например, ИТ-подразделение городского совета Лидса (Великобритания) при переводе 10 тыс. сотрудников на удаленную работу обнаружило, что письменные руководства являются хорошим первым шагом, однако работники лучше реагируют на видеоинструкции. Интерактивные курсы продолжительностью около минуты могут стать интуитивно более понятным способом помочь коллегам понять технические аспекты работы на дому.
7. Обучите коллег продуктивной работе с помощью предоставленных им инструментов
Возможно, вы хорошо потрудились и снабдили коллег подходящими для удаленной работы инструментами. Но во многих случаях подлинная проблема в том, чтобы помочь использовать эти инструменты с максимальной пользой для продуктивной работы. Сделать технологию доступной — это первый шаг, но переход к работе на дому будет эффективным только в том случае, когда произойдут изменения в культуре.
Привыкшие к работе в офисе могут нуждаться в обучении работе на дому. «Лучшее, что могут сделать CIO, это сосредоточиться на вовлеченности и продуктивности членов их команд. Для этого работники нуждаются в ощущении стабильности и в руководстве, пока они не начнут продуктивно работать», — считает Сюзенн Аднамс, вице-президент Gartner по аналитике.
В качестве первого шага она рекомендует использовать инструменты обмена информацией для личного взаимодействия с каждым членом команды и повышать осведомленность о любых признаках стресса или рассеянности, а затем ознакомить менеджеров с приемами, помогающими сотрудникам сосредоточиться. Например, давать ясные и детальные указания, помогающие достичь конкретные цели в короткие сроки.
8. Обменивайтесь информацией интенсивнее, чем когда-либо
Разработчик платформы для облачного управления контентом Box на протяжении уже нескольких недель организует для сотрудников онлайн-фитнесс на платформе Peloton и онлайновые кулинарные курсы, чтобы укрепить командный дух. Ее CIO Пол Чепмен сообщил также, что его команда регулярно связывается с теми коллегами, которые находятся взаперти в одиночестве, чтобы убедиться, что те не страдают от изоляции.
Недостаточно проводить ежедневные встречи с менеджерами или еженедельные общие собрания сотрудников компании. Поэтому CIO должны воспользоваться возможностью проводить встречи со своими командами чаще и не так, как обычно. Аднамс предлагает побуждать менеджеров «поддерживать творческий дух членов команды, изучая новые способы достижения целей», включая инновационные подходы к организации сотрудничества и совместного использования информации.
Это особенно важно с учетом того, что работники могут оказываться в ситуациях, вызывающих у них необычный стресс, добавляет главный аналитик Forrester Марта Беннетт: «Многие находятся в состоянии стресса, поэтому следует хотя бы отчасти вернуть людей к нормальной жизни. Необходимо сохранять человеческие отношения и даже укреплять их по мере возможности».
9. Сделайте некоторые поблажки
Мы являемся свидетелями глобального кризиса здравоохранения, и нынешняя ситуация вызывает беспокойство у многих работников, в первую очередь у тех, кому особенно трудно пребывать в изоляции. Например, когда дома находятся дети или входящие в группу риска родственники. «Прислушивайтесь к людям и сделайте им некоторые поблажки, — советует Беннетт. — В целом ваши сотрудники будут действовать ответственно, когда они потребуются организации».
Некоторые компании даже приступили к реализации инициатив, призванных помочь сотрудникам справиться с ситуацией. Например, создаются порталы, посвященные COVID-19 и распространяющие достоверную информацию о пандемии, а также советы, позволяющие немного расслабиться.
Если есть такая возможность, напомните сотрудникам, что чрезвычайные обстоятельства ослабляют действие некоторых правил. То, что прежде считалось недопустимым, сейчас может оказаться вполне терпимым. Например, работника не станут упрекать, если во время сеанса видеосвязи с клиентом у него за спиной будут играть дети или начнет лаять собака.
10. Приступайте к планированию своих действий в следующей подобной ситуации
«Сделайте свои системы устойчивыми. Не следует исходить из того, что ситуация вроде сложившейся из-за COVID-19 уникальна. Потому что это уже произошло и произойдет вновь», — утверждает Беннетт. Если и можно извлечь какие-то уроки из всемирного эксперимента с удаленной работой, который пандемия навязала компаниям, то они в том, что в ящике стола у каждого CIO должен лежать план восстановления после катастроф и что планирование сценария имеет важнейшее значение для поддержания операций, когда события принимают неожиданный оборот.
Хотя основное внимание уделяется (и должно уделяться) краткосрочным приоритетам, повседневным операциям организаций, руководителям ИТ-подразделений следует планировать непрерывность бизнеса и на долгосрочную перспективу. Для начала можно отметить слабые места компании и те сферы, которые нуждаются в усовершенствовании. «Нынешний кризис показал, что тем, у кого имелся четкий план восстановления после катастроф, было гораздо легче адаптироваться, — сказала Беннетт. — Вам стоит уделить больше внимания своим людям и следить за тем, чтобы ваша команда держалась вместе».
Бизнес тренинги Алматы
Источник: itweek.ru
Информацию о курсах, тренингах повышения квалификации в Алматы вы можете получить по email: profi.education@mail.ru или звоните по телефону: +7(701) 721-80-09